【書類保管方法】企業が扱う書類の保管方法は？保管方法の流れから効率化のポイントを解説

企業が作成する各種書類には、法律で定められた保存期限があります。監査時などにすぐ指定の書類を取り出せるようにしなければならないため、整理して保管しておくことが重要です。

この記事では、書類を効率的に保管する方法には、どのようなポイントがあるのか解説します。

企業における書類の保管方法とは？

企業では、会社法や税法などによって、書類の保存期限が定められているものがあります。しかし、保存義務のある書類の多くは、通常業務で使う頻度が少ないものです。

過去のデータを参照しなければならないときや、監査対応時に確認が必要な場合、すぐに取り出せるよう、細分化してファイリングし、年度・書類の項目別に保管しておくことが好ましいです。

また、近年進んでいる書類の電子化については、電子帳簿保存法施行規則第3条第1項において、下記のようにルールが定められています。
 
●     訂正・削除履歴の確保
●     相互関連性の確保
●     関係書類などの備え付け
●     見読可読性の確保
●     検索機能の確保
 
単に「書類をPDF化して保存すればいい」という性質のものではないため、注意が必要です。

書類ごとに保管期間が異なる？

書類は、それぞれの性質によって保管すべき期間が異なっています。

①　超長期～永久保管が必要となる書類

＜永久保管が必要な書類例＞

会社にとって極めて重要度の高い書類は、永久的な保管が求められます。
たとえば、以下のような書類です。

これらの書類は、法的に保存が義務付けられているものではありませんが、紛失してしまうと大きなトラブルにつながることもあるため、確実に保管し続けるようにしましょう。


＜超長期的に保管が必要な書類例＞

永久ではないものの、超長期的に保管が必要な書類もあります。
たとえば、以下のような書類です。
 
●     石綿健康診断個人票（40年）
●     特別管理物質の製造や取扱業務に従事した労働者の特定化学物質健康診断個人票（30年）
​​​​​​​●     電離放射線健康診断個人票（30年）
 
なお、電離放射線健康診断個人票については、企業での保存義務は最短5年であり、その後厚生労働大臣が指定する機関に引き継ぐことが可能です。これらの書類は、長期的に健康被害を及ぼす可能性がある業務に従事している従業員に対しての健康管理という面から規定されています。

※石綿障害予防規則第41条
※特定化学物質障害予防規則第40条
※電離放射線障害防止規則第57条

②　5～10年間の保管が必要な書類例

＜10年保管が必要な書類例＞

10年保管が義務付けられているものは、会社の経営に関するもの（会社法規定）が多く見受けられます。 会社法や製造物責任(PL)法 によって規定されている書類は、保管義務があるので要注意です。また、満期・解約となった契約書類についても、10年の保管が推奨されています。

以下、10年間の保管が必要な書類例を紹介します。

●     株主総会議事録
●     取締役会議事録
●     監査役会議事録
●     監査等委員会議事録
●     指名委員会議事録
●     会計帳簿類
●     会計帳簿の附属書類
●     製品の製造・加工・出荷・販売の記録

※会社法第318条、第371条、第394条、第399条の11、第413条、第432条
※製造物責任法第5条


＜7年保管が必要な書類例＞

7年保管が義務付けられているものは、会計の詳細なやりとりに関するものや、従業員の給与・所得税などに関するものが多くを占めています。決算に際して作成された書類の多くは、7年保管が義務付けられています。ただし、貸借対照表や損益計算書などは10年保管が義務付けられている点に注意が必要です（会社法第432条）

以下、7年間の保管が必要な書類例を紹介します。

●     取引に関する帳簿類
●     請求書・契約書・見積書・仕入伝票など
●     現金の収受などに際して作成される領収書などの書類
●     有価証券の取引に際して作成される書類
●     電子取引の取引情報にかかる電磁的記録
●     消費税の関係する取引の帳簿とその請求書など
●     給与所得者の扶養控除等申告書、保険料控除申告書など（賃金台帳が兼ねる場合も含む）
●     源泉徴収簿（源泉徴収簿と兼用している場合）
●     じん肺健康診断記録
●     粉じん濃度測定記録　など

※法人税法施行規則第59条、第67条
※電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則4条
※消費税法施行令第71条
※所得税法施行規則第7条
※じん肺法第17条
※粉じん障害防止規則第26条

5年を超えて保管が必要となる書類については、オフィスや社内の書庫に保管しておくと、スペースの無駄が生じやすくなります。文書保管のアウトソーシングの検討もおすすめします。

③　1～5年間の保管が必要な書類例

1～5年の保管年限が指定されているものは、主に以下に該当するような書類です。
 
●     従業員との間でやりとりされる給与・保険料などに関する書類
●     従業員の健康状態が把握できる書類
●     企業の資本調達に関する書類
 
それぞれに根拠法があり、保管漏れを起こすと処分につながることもあるため、注意が必要です。

以下、1～5年間の保管が必要な書類例を紹介します。


＜5年間の保管が必要な書類例＞

●     事業報告（本店分）
●     監査報告
●     会計監査報告
●     有価証券届出書、有価証券報告書
●     産業廃棄物管理票の写し
●     産業廃棄物処理の委託契約書
●     産業医の面接や指導の結果
●     ストレスチェックの結果
●     各種健康診断個人票
●     従業員の身分保証書、誓約書
●     家内労働者帳簿　など

※会社法第442条、第951条
※金融商品取引法第25条
※廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8条
※労働安全衛生規則第43条、第44条、第45条、第52条
※身元保証法第1条、第2条
※家庭内労働法第24条

＜4年間の保管が必要な書類例＞

●　雇用保険の被保険者に関する書類など

※雇用保険法施行規則第143条

＜3年間の保管が必要な書類例＞

●     四半期、半期の報告書
●     労働者名簿
●     災害補償に関する書類
●     派遣元管理台帳、派遣先管理台帳
●     雇用する労働者が障害者であることを証明できる書類
●     賃金その他労働関係の重要書類（タイムカードなど）
●     年次有給休暇管理簿
●     労災保険に関する書類
●     労働保険料の徴収・納付に関する書類
●     労働安全衛生法などで規定されている機械の定期自主点検記録
●     安全委員会議事録　など

※金融商品取引法第25条
※労働者派遣法第37条、第42条
※障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則第43条
※労働基準法施行規則第24条
※労働保険法施行規則第51条
※労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則第72条
※労働安全衛生規則第23条、第135条​​
※雇用保険法施行規則第143条​​

＜2年間の保管が必要な書類例＞

●     雇用保険に関する書類
●     健康保険、厚生年金保険に関する書類

※健康保険法施行規則第34条
※厚生年金保険法施行規則第28条


＜1年間の保管が必要な書類例＞

●     臨時報告書、自己株券買付状況報告書など

※金融商品取引法第25条

書類保管の６つの流れ

業務上で書類を保管するための具体的なフローを紹介します。

１．書類の整理と分類

まずは、書類を種類や担当部署ごとに区分けします。定期的に書類整理を行っていれば、同一年度の書類しか扱わないはずですが、この際に会計年度が異なる書類がある場合は、混同しないように細かく分けましょう。
 
書類の保存期限は「書類作成日」「取引日」「契約満了日」など、起算となる日が異なりますが、同一の種類の書類であれば、基本的に日付が古いものから期限を迎え、処分可能となります。参照するときにも検索しやすいので、できるだけ日付順に並ぶよう調整してファイリングしましょう。
 
ファイル自体は100円ショップで買える商品など安価なものでも構いませんが、強度は十分に高いものを選ぶ必要があります。

２．保管場所の設定

書類をまとめて保管できる場所も確保する必要があります。自社の倉庫や空きスペース、普段使われていない会議室の隅などに置いているケースもありますが、定款などの重要書類については金庫など、取り出しやすく、その書類を必要とする人物のみが手の届く範囲に保管するのが望ましいでしょう。

３．保管期間の設定

ファイリングした各書類に対し、保管すべき年限をわかりやすく記載します。「保存期限：〇〇年〇月〇日」などと、処分可能となる日を明記しておくと、保管期間中に誤って破棄してしまうリスクが少なくなります。

４．アクセス管理とセキュリティの確保

保管中の書類は、「必要な人物のみが、必要なときのみにアクセスできる」という点が重要です。そのため、鍵のかかる屋内での保管が基本となります。また、鍵の使用に関して貸出帳簿をつけるなど、アクセス権を制限する対策によって、書類の汚損・散逸を防止します。

５．バックアップと災害対策

保存書類は、被災時でも安全に保管し続けることが求められます。とくに重要となる定款などの書類は、耐火性のある金庫などへの保管が望ましいでしょう。一方で、すべての保存書類を自社の金庫に入れて保管するのは、現実的ではありません。水害などを警戒して2階以上の部屋に保管する、オフィスとは別の場所に保管しておくなど、原本保存に関する対策をとりましょう。
 
また、書類の電子記録を作成しておいて、それをバックアップとして保管しておくことも有用な災害対策となります。

６．廃棄処分

保存期限の過ぎた書類は、順次処分していくこととなります。基本的に情報が読み取れないような形での処分が望ましく、よりセキュリティレベルの高い方法としては溶解処理が推奨されます。最低でもシュレッダーにかけて捨てましょう。もちろん、誤って期限の切れていない書類を処分しないよう、細心の注意を払う必要があります。

特に、オフィスの限られたスペースで書類を保管しなければならない場合には、しっかりとルールを決めて継続的に管理していくことが求められます。管理の煩雑さや手間を解消するためには、書類保管サービスを利用することも選択肢になります。

書類保管のよくある課題

書類保管については、以下のような課題があります。

書類整理にかかる負荷が大きい

通常業務を行っていると、毎日のように請求書・納品書・領収書が発生し、各従業員からの業務日報量もかなりのものとなります。加えて、毎月のように定例会議が行われ、誤発注などの取引先を巻き込んだトラブルも発生することがあるでしょう。
 
毎日のように増え続ける書類を、1年に1回の書類整理で完了させるのは難しいです。そのため、できるだけ日々書類を整理し、そのままファイルがいっぱいになったら保管庫に送れるような整理・整頓を心がけましょう。
 
企業の規模が大きくなればなるほど、整理しなくてはいけない書類の量も増えるため、なおさら日々の書類整理が重要度を増します。

書類保管作業が属人化してしまう可能性がある

こうした書類整理・書類保管の作業は、上のような理由からどうしても日々行いたい業務となります。そうすると、担当者が固定してしまい、その人以外の従業員は書類保管や書類分類の方法を理解していないという事態が発生してしまいかねません。

担当者が健康で勤め続けてくれている間は問題ないかもしれませんが、病気休職、育児休暇などで長期的に不在になることも考えられますし、転職する可能性もあります。
 
こうした点から、書類保管作業を属人化させない工夫が求められます。

保管書類の検索性が悪くなる

保管しておく書類は、ファイリングした上で、さらにある程度何冊かまとまった単位でダンボール箱に入れておくと、積み重ねるなどして保管しやすくなります。しかし、箱の外側からだと、どこに何のファイルが入っているのかわからなくなってしまうことがあります。
 
しっかり外側に書類のジャンルを書いておいたとしても、何回か中身をチェックしている間に中のファイルが入れ替わるなどして、どこに行ったかわからなくなるケースも考えられるでしょう。
 
このように、書類自体がどこに行ってしまったのかわからなくなるリスクは、紙媒体で保管している以上、避けられないため工夫が必要です。

書類保管を効率化する方法

より書類保管を効率的に行うために、以下のようなアイデアがあります。

ワークフローを自動化する

属人化を防ぐ目的で、書類を作成してから保管に至るまでのフローをマニュアル化することは有効です。なかでも、電子保管に関するワークフローを自動化すれば、都度ファイルの保管先で悩むことがなくなり、情報の散逸も防げます。さらに、一元管理できるようになれば、検索性の改善も期待できるでしょう。

文書管理システムの導入を検討する

社内書類や契約書を、まとめて作成から管理・保管まで一括で行える文書管理システムがあります。このシステムを導入すれば、書類保管に至るまでのフロー全般をわかりやすくまとめられるため、管理がしやすくなります。

外部の保管サービスを利用する

大量の書類を保管するのは、保管場所が必要になる点や、災害への対策が難しい点などから、一企業の敷地内では限界があります。こうしたときにおすすめなのが、外部の書類保管サービスの活用です。貸倉庫の要領で、整理した書類を入れた箱を保管先に渡せば、指定期間保管してくれるサービスがあります。
 
こうしたサービスを活用することでも、書類を一元管理できるため、管理作業の効率化が可能です。

まとめ

書類保管を効率化し、スマートな経営を実現しよう！

書類保管の方法は、紙媒体によるものと電子媒体によるもので異なります。単に保管することについていえば紙媒体での保管が簡単ですが、検索性や保管場所の確保、保管状態の維持など、さまざまな課題も存在しています。

電子保管は場所もとらず、データのバックアップもとりやすいですが、紙による保管よりもデータの改変が簡単である分、編集履歴などの記録も重要です。
 
このように、それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社に合った方法で保管を行いましょう。また、企業には法律に則った文書保存が求められるため、誤って書類を破棄してしまわないよう、注意することも大切です。

書類保管の効率化で、経営の課題を解決しましょう。

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