都内小規模オフィスの最適解！ 書類保管サービスの選び方と活用術

コロナ禍の発生と収束を経て、オフィスを取り巻く環境は変化の一途を遂げています。都内における一人あたりのオフィス面積は縮小傾向にあり、企業の意向としても縮小を望む声が多くあるようです。内閣府のレポートによるとオフィスを「拡張したい」と回答した企業が3.2％に対し、「縮小したい」と回答した企業が30.4％と、10倍近い差があります。

こうした背景もあり、狭いオフィス環境で書類の取り扱いに悩んでいる担当者は少なくないことでしょう。

「オフィス移転を控えている」「整理整頓を徹底したい」「書類紛失リスクが心配」など、日々の業務のかたわらで数々の問題が頭をもたげているかもしれません。

この記事では、そんな課題をずばり解決する「書類保管サービス」のメリットと、その選び方や活用術を解説します。

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東京の狭小オフィスにおける書類管理の課題

全国でもトップクラスに狭いとされる東京23区内のオフィス環境。手狭なオフィスの中で煩雑な書類管理を行っていると、さまざまな課題が浮き彫りになります。

書類を保管するためのスペースを確保できない

見積書、発注書、契約書、会議録、稟議書、報告書など、すべての書類を保管するには、膨大なスペースが必要です。オフィスの移転・改装の際にも大きな課題となります。

特定の資料を探し出すことができない

大量の文書を自社内で管理していると、どうしても煩雑になってしまいます。特定の書類を遡って参照したいときにも、毎回ファイルやExcelの管理台帳から探し出す手間が必要です。

情報漏洩のリスクがある

重要書類を自社内に置いていると、部外者が断りなく書類を持ち出して機密情報が社外に漏れるというリスクが発生します。保管棚に鍵をかけて保管している場合にも、担当者の机の中から誰もが鍵を自由に取り出せるような状況にしてあるという企業も多くあります。

書類保管サービスのメリット

では、自社に代わって書類を管理する企業向けサービスを導入することで、どのようなメリットが得られるでしょうか。

限られたオフィスを有効活用できる

これまで文書保管のために割いてきたスペースを削減できるため、代わりに会議室や休憩所といった新たな場所として活用することができます。

資料の紛失リスクを低減できる

サービスを利用することで、書類ごとの保管期限に応じて適切に管理することができるようになります。紛失、情報漏洩、悪用といったリスクを大きく軽減できます。

保管にかかるコストを削減できる

自社で書類を保管する場合、それだけでオフィスの賃料が嵩みます。書類保管サービスの利用料は比較的安価なため、保管にかかるコストを大きく抑えることが可能です。

書類保管サービスの選び方

ひと口に書類保管サービスといっても、その機能は千差万別。どのようなサービスが自社に合っているか、適切に見極める必要があります。

書類保管の外部委託業者を選ぶ際の判断基準とは

書類保管サービスを選ぶ際に気をつけたいのは、下記の4つのポイントです。

費用

文書保管サービスの料金や保管料をできるだけリーズナブルに抑えたいと考える企業が多くありますが、万が一、情報漏洩や書類損失といったトラブルが発生して自社のイメージや信用を大きく損なった場合、かえって多額の費用が必要となるかもしれません。コストパフォーマンスがよいからと安易にサービスを選ぶことなく、管理体制や利便性について冷静に検討を重ねながら、適切なサービスを選択しましょう。 

専門性

文書保管サービスを選ぶ際には、専門性を重視することでさまざまなリスクを低減できます。一般貨物の保管や配送に長けた倉庫会社が手がけている文書管理サービスならば、関係書類の確認が早急に必要な場合にも、独自の集配送体制によってスピーディかつ手厚いサービスを受けることができます。

入出庫管理

専用のWebシステムを通して文書の預入れ、取寄せ、在庫状況の確認、廃棄処理までを管理できるようなサービスを選べば、業務は飛躍的に効率化します。また、入出庫管理の仕組みを事前に確認することで、第三者によって機密文書が持ち出される危険性がないかどうかもチェックできます。

セキュリティ

サービス内で保管施設への入退室がいかに管理されているかどうか、あらかじめ確認しておく必要があります。また、専用便による集配送においても紛失、破損、誤配送を防ぐようなシステムが備わっているかどうか、チェックしておきましょう。

まとめ

進化する書類保管サービス

テレワークやフリーアドレスの導入によって都内のオフィスは今後も縮小傾向が進むことでしょう。機密文書を安心・安全に保管するためのサービスは日夜進化を遂げており、種類も格段に増えています。運営会社の安定性、価格、セキュリティなど、メリットを洗い出しながら導入を検討してください。

書類保管サービスを効果的に利用すれば

自社に適したサービスを選べば、経営や事業運営が格段に効率化します。中には保存期限を満了したタイミングなどで溶解廃棄まで行えるサービスも存在しています。

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