文書保管をアウトソーシングするメリットを解説！ 適切な方法で書類管理の課題を解決しよう

「書類管理のノウハウがないからオフィスが雑然としている」「正しい文書をすぐに取り出して来られないから効率が悪い」「もしも大切な機密書類を紛失してしまったら…」

都内の小規模オフィスで書類管理の課題に直面して、文書保管のアウトソーシングを検討されている経営者や担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、文書保管アウトソーシングを活用する際のメリットや選び方を詳しく解説します。オフィスの書類管理をネクストレベルへと引き上げたい方は、ぜひ最後までお読みください。

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文書保管のアウトソーシングサービスとは？

企業が扱う紙媒体には、顧客情報や契約書といったさまざまな文書があります。機密事項が記された書類も多く、厳重な管理が必要なものばかりです。量が膨大である場合、オフィス内のスペースを逼迫したり、必要な書類を正しく取り出すのに時間がかかったりと、業務効率の低下を招くこともあります。また、紛失や盗難のリスクにも備えなければなりません。そこで有効なのが、文書管理のアウトソーシング。煩雑になりがちな文書管理業務を外部に委託することを意味します。

書類管理に関する課題点

さて、自社で書類を正しく管理しようとした際に、課題となるのはどのような点でしょうか。4つの代表例を挙げて検証します。

オフィスを移転・改装したいとき

テレワークやフリーアドレスが浸透したことでオフィスのスリム化が進む昨今。オフィスを移転したり改装したりする際には、必ず書類管理の問題が浮かび上がってきます。新たなオフィス環境を形成する際には、煩雑になっていた書類管理にもメスを入れたいもの。経営や事業が一層うまく運ぶよう、書類管理の運用方法を改めて検討する必要が出てきます。

膨大な保管スペースが必要なとき

見積書、発注書、契約書、会議録、稟議書、報告書など、事業に関わるすべての書類を保管するには十分なスペースが必要です。オフィスを賃貸契約している場合には、その保管場所にも賃料がかかっているということにも留意しておきましょう。

書類管理が煩雑になっているとき

特定の書類をスピーディに取り出してきて業務に使用したいとき、どこに何があるのか探すのに手間がかかってはいませんか。キャビネットから分厚いバインダーを何冊も取り出してきて一つひとつチェックを行っていたら、本来であれば他の仕事に割けるはずのリソースを大きく費やしてしまうことになります。書類を整然と管理する手法を検討すべきだといえます。

重要書類の紛失・情報漏洩リスク対策

みだりに流出させてはならないような機密情報を含む書類については、慎重に扱わねばなりません。社外の人間の目に触れるような場所に保管している場合や、施錠していてもその鍵の扱いが杜撰な場合など、紛失や情報漏洩のリスクに対しては早急に対策を講じる必要があります。

文書保管アウトソーシングのメリット

自社で文書を保管するには、さまざまな側面から課題があることがわかりました。では、文書保管アウトソーシングを利用すると、企業や組織にどのようなメリットが生じるのでしょうか。

スペースの確保と最適化

都心のオフィスでは賃料も高く、コストがかさみがちに。文書を社外で保管すればオフィス内のスペースを削減することができ、事務所の賃料削減にも直結します。また、オフィス内に新たなスペースが生じることで事業活動に必要な機能や設備を設けることもできるようになります。

文書管理の効率化

書類の作成や管理は、事業を行うのに必要不可欠な日常業務です。一方で、管理するには書類の量に比例して膨大な手間がかかり、煩雑化してしまうケースが多く見受けられます。ルーティン業務である文書管理をアウトソーシングすることで、自社の社員は専門性が高く収益性の高いコア業務に集中することができるようになります。また、アウトソーシングにより必要な書類の引き出しもスムーズになるため、作業効率も大幅にアップします。

リスク回避とセキュリティ強化

自社内で文書管理を行っていると、どうしても避けられないのが機密書類の紛失や盗難のリスク。文書管理をアウトソーシングすることで、こうしたリスクを確実に回避することができるようになります。アウトソーシングを契約する際には、事前にセキュリティー対策についての姿勢などを確認しておくとよいでしょう。

文書保管アウトソーシングの選び方

信頼性や経験豊富な業者を選ぶ

文書保管のアウトソーシングサービスを選ぶ際には、文書保管の専門企業が手がけているかどうかを指標とするとよいでしょう。例えば一般貨物の保管や配送に長けた倉庫会社が手がけているサービスならば、独自の集配送体制によって急な文書の整理が必要になった場合にも迅速な対応を受けることができます。

価格とサービス内容のバランスを検証する

コストパフォーマンスを追求しようと安価なサービスに惹かれてしまうものですが、安かろう悪かろうのサービスを選んでしまってはかえって大きなリスクを抱えることにもなりかねません。機密保持の点で不安がないかどうか、どのような手順で簡潔に入出庫依頼を行うことができるか、正しい情報を集めて検証することが重要です。

まとめ

東京都内のオフィス環境は、年々その面積を狭めています。手狭なオフィスでの書類管理は、事業主や総務担当者にとって決して容易なものではありません。そこで今回ご紹介した文書保管アウトソーシングを活用することで、オフィス内のスペースの確保、管理の効率化、リスク回避といったさまざまな課題を解決することができるようになります。

文書管理の必要に迫られている企業のご担当者さまは、この機会にぜひアウトソーシングサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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