書類保管倉庫のメリットは？ オフィス内での保管やレンタルスペースとの違いも解説

オフィスのそこかしこに溢れる書類の山に、自宅兼オフィスでスペースを大きく逼迫するファイルの数々。手のかかる書類管理が業務をスムーズに進める際の足かせになっていませんか？

この記事では、都内の狭いオフィス環境に合致しているといえる書類保管倉庫の活用法やそのメリットなどを紹介します。書類管理の課題を抜本的に解決したいという方は、ぜひご参考ください。

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都内オフィス特有の書類管理の課題

決して広くないオフィス環境のもとで書類を正しく管理するには、さまざまな問題点が挙げられます。ここでは代表的な3つの例をご紹介します。

スペース不足で保管場所がない

見積書から契約書、会議録、稟議書にいたるまで、オフィスには多種多様な書類が存在します。テレワークが進んだことで東京23区内のオフィス面積は縮小の一途を辿っており、自社内で書類管理を行うには手狭な状況。近年、保管場所の確保に難しさを感じている企業が増えています。

文書管理の手間が煩雑

文書の保管や廃棄にまつわるルールを明確に定めていないことで、書類の管理が複雑になっているオフィスが多く見受けられます。「どこに」「何を」「どのように」して保存するかというルールを定めて、社内の関係者に周知する必要があります。目的の文書をスピーディに探し出すことができるよう正しく運営すれば、業務も飛躍的に効率化することでしょう。

情報漏洩のリスクがある

機密文書を自社で保管する際に、もっとも気をつけねばならないのが情報漏洩のリスク。大事に至れば、会社の信用を大きく傷付けることにもなりかねません。無施錠の状態で機密書類を管理しないことや、キャビネットの鍵の運用にも細心の注意をはらうことなど、重要書類を自社内に留め置く際には厳格な規律を設定する必要があります。社外の人間が無断で持ち出したりすることがないよう気を付けたいものです。

書類保管サービスを利用するメリット

自社内で書類管理を行うには多数のリスクを伴うことがわかりました。そこで注目したいのが書類保管サービスの存在。書類を専用の外部倉庫で保管するこのサービスを利用することで、どのようなメリットが生じるでしょうか。

保管スペースを有効活用できる

書類を保管しているのが例えオフィス内のわずかなスペースであったとしても、場所代がかかっています。オフィスをレンタルしている場合には、社内の書庫やキャビネットにも賃料がかかっていることを忘れてはなりません。外部倉庫を利用すれば社内の保管スペースを大きく削減することができるため、総合的なコストの削減につながります。また、物理的な面においても、応接室や会議室といった他の用途への有効活用が可能になります。

セキュリティを強化できる

監視設備の整った外部倉庫を利用すれば、書類の扱いや出し入れがしっかりと管理されます。建物への入室制限や警備機能が十分であるかどうか、サービス利用時には事前にしっかりと確認する必要があります。

劣化や災害から書類を守る

レンタル型のトランクルームやコンテナを利用することも有効な手法の一つと言えますが、地震や火災にも耐え得るような堅牢な倉庫に収納することで、大切な書類に被害が出るリスクを最小限に抑えることができます。

まとめ

都内の狭小オフィスが抱える書類管理の問題点やリスクを列挙しながら、改めて解決策をまとめてみましょう。

メリット多数！書類倉庫を運用しよう

• オフィスの移転や改装に向けて書類を整理をしたい
• 書類管理のルールを定めて、取り出したい資料を素早く見つけたい
• 重要書類の紛失を防ぐようリスク管理を徹底したい

といった課題を解決するためには、書類倉庫での管理がおすすめです。とくにオフィスの移転や縮小に伴って書類の格納場所を確保したい企業は、外部の書類保管サービスを利用することで大幅な事務作業の効率化も狙うことができます。

書類整理に悩んだら

貸倉庫のような要領で、社内にある書類を箱ごと引き渡せば、一定期間安全に書類を保管してくれるというサービスが多数存在しています。書類倉庫の運用やメリットについて知見が深まったら、自社の実態にもっとも適したサービスを検討するところから始めましょう。

「書類管理サービスを利用することでコストを圧縮できるかどうか」「セキュリティ対策が万全な倉庫かどうか」など、さまざまな視点から検討を重ねることで、自社にとって最もメリットのあるサービスを選択することができるはずです。

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