文書保管サービス

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社内文書・書類のライフサイクルを
文書管理システムで一元管理

「文書保管サービス」では、専用のWeb管理システムで社内の文書・書類を一元管理して、
保管から廃棄(溶解処理)までのライフサイクルすべてを簡単に管理できます。
文書や書類は、文書箱単位で集荷・配送しますので、ご希望のタイミングで預入れ・取寄せができます。

こんな課題を解決します

SOLUTION
課題
  • 社内の保存文書が増えて保管スペースの確保が難しい
  • 文書箱をシステムで管理して複数ユーザーで情報共有したい

  • 文書整理に関する作業負荷を軽減したい
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簡単に文書の預入れができ
施設の有効活用を実現

文書保管サービスでは、Webシステムから簡単に文書の預入れ手配を行えます。
集荷依頼においては、電話連絡や伝票の作成などの面倒な作業は必要なく、日常業務と並行しながらスムーズに手続きができます。
書庫や物置などのデッドスペースを本業に転用するなど、レイアウト変更にも対応することが可能になります。
WEBで簡単に書類の保管が始められ、オフィスの スペースの有効活用が可能
Web上で文書を一元管理できるため事務効率化と 紛失リスクを回避
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保存文書を一元管理できるWebシステムで
業務効率化を実現

保管したい文書箱の情報をWebシステムに登録することで、倉庫への預入れ・取寄せの指示だけでなく、在庫確認や廃棄の指示もすべてWebで操作可能です。
システム管理者以外のユーザーにもお使いいただくことが可能なため、管理部門の業務負荷を分散できます。また、個人単位での権限設定も可能です。ユーザー数の制限も無く、お手軽に導入いただけます。
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文書の管理をまるごとアウトソーシング
して業務負荷を軽減

社内文書の倉庫への預入れ・取寄せ・保管はもちろんのこと、文書の電子化、廃棄(溶解処理)までのライフサイクルすべての業務をお任せいただくことができます。面倒な箱詰め作業や引っ越し作業もご支援します。
原則として、ご指示いただいた日の翌営業日に集配送しますので、必要なタイミングで文書箱の預入れ・取寄せができます。
最短翌日配送だからこそ、緊急時、 すぐに必要書類の確認ができる

文書保管サービスの特長

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・ISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム)認証を受けた全国14ヶ所の専用施設でお預かりします。

・24時間の警備システムや堅牢な施設等のセキュリティ体制をご評価いただき、金融機関や公的機関をはじめ、700以上の企業・団体にご利用いただいています。

・BCP対策として、お客様の拠点から見た遠隔地の倉庫もご利用いただけます。
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社内にある文書箱を専用Webサイトに登録して管理できます。同システムで倉庫への預入れ依頼も可能です。その他、文書管理を支援する機能が多数あります。

・複数の部門設定
・ユーザーごとのアクセス制限
・現在の管理状況に合わせた管理項目の追加
・お客様側でのユーザーIDの管理
・保存期限到来のお知らせ
・承認機能の追加(オプション)
・電子化サービス(オプション)
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・既に他社様サービスをご利用中でも、在庫データをご提供いただくことでデータ移行も可能です。

・従来の運用や管理ルールを詳しくヒアリングして、ご要望に合わせて、システム設定などをサポートします。文書箱の移管作業についても、計画段階から伴走します。

・日々のご利用に関するご不明点は、ヘルプデスクにご相談いただけます。
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東京都内の文書保管におすすめ

【都内8区限定の集配送】【指定文書箱での保管】

キャビネット+(キャビネットプラス)

都内8区(千代田区・中央区・港区・新宿区・文京区・江東区・品川区・渋谷区)で事業を営む企業さま・個人事業主さま向けの文書保管サービスです。月額1箱90円からお預かりします。

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