【調査レポート】約8割が「社内文書保管」に悩んだ経験あり 「スペース確保が難しい」や「管理が煩雑」など悩み

三菱倉庫では、 都内中心部の中小・ベンチャー企業の書類管理担当者に対し、書類管理に関する実態調査を行いました。

■調査概要
・調査実施者：三菱倉庫株式会社
・調査概要：中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査
・調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
・調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
・有効回答：都内８区（千代田区・中央区・港区・新宿区・文京区・江東区・品川区・渋谷区）のオフィスに入居している中小企業（従業員数200名以下）の書類管理に携わったことのある責任者・担当者108名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

＼社内文書・書類の管理にお悩みのご担当者様必見！／
三菱倉庫の『キャビネット＋（キャビネットプラス）』詳しい資料はこちら

[Q1]社内文書保管に関してこれまでに悩んだ経験は？​

あなたは、社内文書保管に関してこれまでに悩んだ経験はありますか。

約8割の担当者に経験あり

約8割の担当者が、社内文書保管に関してこれまでに悩んだ経験があることが分かりました。

※n=108、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q2]社内文書保管への悩みとは

Q1で「何度もある」「数回程度ある」と回答した方にお聞きします。あなたの、社内文書保管に関する具体的な悩みを教えてください。（複数回答）

保管スペースのひっ迫、管理が煩雑

社内文章保管に関する具体的な悩みとして、「書類の保管スペースのため、オフィスが手狭になる」が75.3％で最多となり、次いで「管理が煩雑になっている」、「運用負荷が高く社内文書がどんどんたまってしまう」などが挙げられました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q3] その他社内文書保管への悩み（自由回答）

Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。Q2で回答した以外に、あなたの、社内文書保管に関する具体的な悩みがあれば、自由に教えてください。（自由回答）

書類の保管場所など管理方法が課題に

社内文章保管に関する具体的な悩みとして、「過去書類を探し出すまでに相当時間がかかる」や「ファイル数が増えて保管場所がわからない」などの声が挙がりました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q4]社内での文書の保管先は？

あなたのお勤め先では、どのような場所に社内文書を保管していますか。（複数回答）

約9割がオフィス内に保管

勤務先における社内文書の保管先について、約9割が「オフィス内の保管室」と回答しました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q5]文書管理の見直しのタイミング

あなたのお勤め先では、どのようなときに文書管理の見直しを行っていますか。（複数回答）

「オフィスの移転・拡張・縮小」が最多に

勤務先における文書管理の見直しタイミングは「オフィスの移転・拡張・縮小」が43.5％で最多となりました。続いて「文書管理の煩雑さにより業務に支障が生じたとき」が挙げられました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q6]「キャビネット＋」の利用について

あなたは月額1箱90円から使えて、簡単かつスピーディーに社内文書を預け入れできる「キャビネット＋」という文書保管サービスに興味がありますか。

約4割が興味あり

約4割が、格安で簡単かつスピーディーに社内文書を預け入れできる「キャビネット＋」という文書保管サービスに興味を示しました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q7]「キャビネット＋」に興味がある理由

Q6で「非常に興味がある」「やや興味がある」と回答した方にお聞きします。月額1箱90円から使えて、簡単かつスピーディーに社内文書を預け入れできる「キャビネット＋」に興味がある理由を教えてください。（複数回答）

低コストが魅力的

「キャビネット＋」に興味がある理由、「低コストなのが魅力的だから」が64.6％で最多となりました。またその他の理由として、「WEB上で預け入れから廃業まで簡単に管理できると思うから」や「急な引き出しにも翌営業日の配送で応えてくれるから」などが挙げられました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

[Q8]その他「キャビネット＋」に興味がある理由（自由回答）

Q7で「わからない/答えられない」以外を回答した方にお聞きします。Q7で回答した以外に、月額1箱90円から使えて、簡単かつスピーディーに社内文書を預け入れできる「キャビネット＋」に興味がある理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）

便利そう、管理が楽そう

「キャビネット＋」に興味がある理由として、「便利そうだから」や「管理が楽になりそう」、「コストが安そう」などが挙げられました。

※n=81、調査期間：2023年3月20日〜同年3月21日
『中小・ベンチャー企業の書類管理に関する実態調査』（三菱倉庫）

まとめ

今回の調査結果として、約8割の担当者が社内文書保管に関して悩んだ経験があり、その中でも書類の保管スペースによってオフィスが手狭になること、管理の煩雑さが悩みとして挙げられました。
また、約9割の企業が 社内文書を自社オフィスにて保管していることが分かりました。

【PR】三菱倉庫、新たな文書保管サービス「キャビネット＋」を開始

三菱倉庫株式会社は、Webからの申込でスピーディにご利用いただける文書保管サービス「キャビネット＋」の提供を開始しました。
当社は、かねてから文書保管サービスを展開していますが、昨今、リモートワークの定着等によるオフィススペースの見直しを受けて書類保管のニーズが高まっていることから、東京・都心エリアを対象に本サービスを開始しました。より簡単かつスピーディに ご利用いただけるよう申込手続をWeb化するとともに、シンプルなサービス内容とすることでリーズナブルな価格を実現しています。
本サービスの特長は次のとおりです。

１．箱あたり単価のシンプルな料金体系です。
　・ 保管料 ： １箱あたり月額９０円
　・ 集配送料 ： １箱あたり５００円

２．ご利用いただいた場合の費用をWeb上で試算することができます。

３．文書の預入れ、取寄せ、在庫状況の確認、廃棄処理といった管理業務もWebシステム上で完結します。Webシステムは、最短でお申込みの翌日からご利用いただくことができます。

４．書類１箱からご利用いただけます。​​​​​​​

＼社内文書・書類の管理にお悩みのご担当者様必見！／
三菱倉庫の『キャビネット＋（キャビネットプラス）』詳しい資料はこちら